La dictée, tout un métier !
En tant que professionnel de la santé, vous avez les connaissances requises et vous maitrisez parfaitement le contenu que vous exposez et que vous partagez lors de vos expertises, de vos courriers, protocoles …
Transmettre correctement et de manière efficace toute cette information à votre dictaphone et donc, par la suite à l’opératrice de saisie est pour certain un exercice qui n’est sans doute pas aussi évident que cela parait.
Même si cela semble évident, il faut, dans toute la mesure du possible veiller à transmettre un fichier audio (votre dictée) qui soit d’une bonne qualité sonore.
Effectuer la dictée dans un endroit calme, en essayant de gérer au mieux les bruits parasites, comme une fenêtre ouverte, un ventilateur, une radio … d’autres personnes qui parlent dans la pièce.
Eviter également d’être dérangé lorsque vous dictez. Le téléphone qui sonne, un patient qui vous consulte, un confrère qui fait appel à vous … sont autant d’arrêt dans votre processus de dictée qui risquent de vous faire perdre le fil de vos idées. Vous serez amené à « revenir en arrière », à reprendre des propos déjà tenus … La clarté et la limpidité de votre fichier audio s’en ressentiront et donc il sera plus difficile à traiter par le personnel en charge de la transcription de votre dictée.
Egalement, il semble nécessaire d’effectuer surtout lors de l’utilisation d’un nouveau dictaphone quelques réglages et tests (voir la notice du dictaphone) mais également de gérer le positionnement du micro par rapport à sa bouche, le ton utilisé, la puissance de la voix, le débit des mots… afin d’obtenir le meilleur rendu sonore.
Votre dictaphone est bien « docile » et enregistrera sans broncher tout et n’importe quoi, que vous parliez vite, trop bas, avec du bruit dans la pièce… Mais l’oreille de l’opératrice de saisie ne sera surement pas aussi conciliante vis-à-vis d’un fichier audio d’une mauvaise qualité. Il ne faut donc jamais perdre à l’esprit que votre dictée sera traitée par un humain dont la qualité du travail sera directement proportionnelle à la qualité de votre dictée.
Il vous semble important de parler posément aux personnes qui s’adressent à vous, qu’il s’agisse de patients, de personnel soignant, de confrères. Vous n’auriez pas l’idée de parler si vite au téléphone, sans terminer vos phrases qu’on ne vous comprendrait qu’à demi-mot. Parler à votre dictaphone, c’est directement vous adresser à une personne qui a pour mission de transcrire vos propos du format audio ou format texte. Il est donc bien essentiel que cette personne vous comprenne bien et que les propos tenus, le soit de la manière la plus compréhensible possible.
Si vous estimez que dicter « vite » (et donc sans apporter beaucoup de soins à votre fichier audio) vous fera gagner du temps, ne se confirmera pas, bien au contraire. Les quelques minutes gagnées lors d’une dictée rapide seront largement absorbées par le temps que vous devrez consacrer à la validation du fichier Word reçu. Tout ce qui est mal dicté sera repris comme « inaudible » et donc vous aurez à compléter votre document.
Vos fichiers sont pris en charge par toute une équipe, de la réception de l’envoi de votre travail, de la mise en production, de la saisie par une opératrice, de la relecture de validation jusqu’à l’envoi final de votre document transcrit.
Dans le cadre de la collaboration, nous finirons par nous connaître, même si ce n’est que virtuellement. Même si cela ne constitue en rien une « obligation » il est humainement parlant agréable pour la personne en charge de vos fichiers audio d’entendre en début de dictée « bonjour ».
Bien naturellement si vous reprenez plusieurs dictées sur un même fichier audio, il n’est pas nécessaire de dire « bonjour » à chaque nouveau document !
Votre temps est précieux, comme celui de l’opératrice de saisie. Il faut donc éviter de parler de la pluie et du beau temps avant de commencer la dictée !
Dans le cadre de la gestion de la confidentialité des documents, il est demandé, dans toute la mesure du possible de ne pas reprendre vos propres coordonnées lors de la dictée.
Il n’est donc pas conseillé de signaler de manière « audio » en début de dictée : « Bonjour, voici une dictée du Dr xyz » mais tout simplement « Bonjour » et puis de commencer vos dictées.
Lors de l’envoi du travail par mail, vous êtes alors identifié par la gestionnaire du planning qui est en mesure de distribuer le travail aux opératrices de saisie, sans qu’il soit nécessaire que le personnel en charge de vos fichiers connaisse votre identité.
Il en est de même pour la « signature ». Ce n’est pas nécessaire (ni utile) de reprendre vos coordonnées et de les dicter à chaque document, en sachant que celles-ci font partie du modèle (transmis par vos soins) et que l’opératrice de saisie a pour mission de dactylographier uniquement le contenu de votre courrier, protocole, expertise …
Votre connaissance est le fruit de vos études et de votre expérience. Vous transmettez donc une partie de ce savoir lors de vos dictées qui sont traitées par du personnel ayant acquis une formation spécifique à la saisie médicale.
La terminologie utilisée lors de vos rapports, de vos comptes-rendus, de vos protocoles, de votre correspondance en général est bien maîtrisée et il n’est donc pas nécessaire d’épeler les noms pour autant que ceux-ci soient considérés comme « courant ». Egalement l’opératrice de saisie à la possibilité, en cas de doute, de faire les recherches nécessaires sur internet.
Le nom d’un médicament couramment utilisé ne sera donc pas épelé, par contre si vous estimez qu’il s’agit d’un terme peu courant, d’un nouveau médicament … l’épeler ne prendra que quelques secondes … ce qui vous évitera, lors de la réception de votre document Word de devoir prendre de votre temps pour compléter ce qui est considéré comme « inaudible ou inconnu ».
Il semble également judicieux de prendre quelques secondes pour épeler les noms propres de patients, de confrères, de références littéraires …
La motivation de l’équipe qui compose la structure de Dactylomed est de vous remettre un travail de qualité et donc tout est mis en œuvre afin d’être digne de votre confiance.
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