L’achat d’un enregistreur numérique : Faire le bon choix

Si la société Dictaphone continue de produire des enregistreurs vocaux au format numérique et des appareils de transcription (à l’usage des opératrices de saisie, des secrétaires, des dactylos), d’autres grands fabricants commercialisent également des appareils de ce type.

Pour ne citer que les principaux, Sony, Philips, Olympus, Grundig…

On peut considérer qu’il n’y a pas sur le marché de mauvais enregistreurs vocaux, encore faut-il trouver l’appareil qui réponde à vos besoins afin qu’il vous apporte tout au cours de votre travail entière satisfaction.

Les critères qui sont à prendre en considération sont : le prix, le type de dictée que vous allez faire, le nombre de dictée que vous souhaitez enregistrer journellement mais également votre capacité d’assimiler un mode d’emploi allant de simple à très complexe.

On peut considérer que pour certains enregistreur vocaux, il faille quasiment un niveau « ingénieur du son » afin de pouvoir exploiter valablement toutes les fonctions offertes par ce type d’appareil.

La motivation de cet article, n’est pas de faire un comparatif des différents produits que l’on peut retrouver sur le marché, il suffit pour cela de faire une recherche sur internet, mais bien de vous permettre de vous poser les bonnes questions, afin de faire le bon choix.

La question du prix ne semble pas être un facteur déterminant dans le choix, en sachant que l’on retrouve déjà des enregistreurs vocaux à moins de 50 euros et que le prix moyen va osciller autour des 200 à 300 €.

Le dictaphone que vous allez acquérir, même à petit prix, vous permettra d’enregistrer vos informations et de les confier pour la transcription à un service externalisé de saisie audio.

La première question qui doit déterminer ou du moins vous guider dans votre choix est : que vais-je faire de mon enregistreur vocal ? Enregistrer bien évidemment mais si cela parait tellement évident, il faut considérer qu’enregistrer les propos tenus lors d’une réunion, d’une conférence ne requiert pas nécessairement les mêmes caractéristiques techniques, que d’enregistrer des notes, dicter du courrier dans un bureau sans bruit ou dicter un rapport d’expertise lors de la visite d’un chantier !

En effet, considérant le professionnel de la santé qui dicte « bien au calme dans son cabinet » un rapport médical, une expertise, un courrier, il ne sera pas soumis, ou du moins son enregistreur vocal, aux mêmes contraintes que l’expert immobilier effectuant un état des lieux sur le terrain, sur chantier …

La question du micro, des possibilités de réglages à ce niveau sont donc très importantes à prendre en considération pour le choix d’un appareil qui réponde à vos attentes.

Mais la qualité du son, si elle est importante car elle va conditionner la qualité du travail de transcription que l’opératrice en saisie audio effectuera, n’est pas le seul critère à prendre en considération.

Si vos dictées revêtent un caractère confidentiel, comme dans le cadre de l’enregistrement de propos médicaux, il semble souhaitable de s’orienter vers des appareils proposant un cryptage de vos fichiers audio (vos dictées).

L’autonomie de la batterie est aussi à prendre en considération. Lorsque vous dictez principalement au départ de votre cabinet médical, centre hospitalier, laboratoire médical… en d’autres termes au départ de votre bureau, vous aurez toujours la possibilité de recharger facilement votre appareil en cours de journée. Par contre si vous travaillez principalement « sur le terrain » et que vous procédez à de multiples enregistrements tout au long de votre journée, il est bien utile de vous préoccuper de la durée d’utilisation de l’appareil lors de l’achat et/ou des possibilités de le recharger  au départ du 12 volts de votre véhicule.

La capacité de mémoire de l’appareil est également un élément à ne pas négliger mais à ne pas surévaluer non plus. Si vous ne dictez que quelques notes pas jour, ce n’est sans doute pas nécessaire d’investir dans un appareil vous assurant plusieurs heures d’enregistrement… Par contre vous retrouver avec « la mémoire pleine » de votre appareil en plein travail n’est pas la chose la plus agréable qui puisse vous arriver !

Certains appareils proposent d’augmenter la capacité de mémoire par l’ajout d’une carte mémoire supplémentaire ou de plus grande capacité que celle fournie d’origine avec l’enregistreur (comme vous pouvez le faire avec certains GSM et/ou appareil vidéo/photo).

L’on constate également lors d’un comparatif entre les différents enregistreurs vocaux que tous ne travaillent pas sur le même format de fichier audio. Pour citer un format connu de tous, le MP3 et un moins connu le DSS. Chaque format audio a ses avantages et ses inconvénients. Il y a lieu de choisir un enregistreur vocal dont le format audio utilisé va avoir à la fois un bon rendu sonore pour le travail que vous faites. Est-il nécessaire de rappeler que l’enregistrement de vos dictées, qu’il s’agisse de protocoles médicaux, d’expertises médicales, de courrier … n’est qu’une étape dans l’obtention d’un document écrit, généralement au format Word qui sera transcrit par un ou une opératrice de saisie.

Si l’enregistreur vocal enregistre « tout et n’importe quoi » c’est-à-dire aussi bien votre voix que les bruits de la rue sans en faire la moindre distinction ni apporter le moindre filtre sonore, lors de la transcription de ce fichier audio en document texte, vous risquez de vous retrouver avec des passages « inaudibles » ou « incertains » étant le fait de la mauvaise qualité audio de l’enregistrement.

La question de la compression du fichier audio ou en quelque sorte son « poids » est aussi à prendre en considération. D’une part un fichier « lourd » va plus rapidement saturer la mémoire de votre appareil (surtout si elle est déjà d’une capacité moindre) mais également il faut envisager de transmettre ce fichier à votre opérateur externalisé.

La question de la vitesse de transfert par mail n’est pas vraiment à prendre en considération, sachant que les connexions internet proposent un bon débit rapide, mais même avec du haut débit, plus c’est lourd en pièce jointe, plus cela prendra du temps en transfert.

Lorsque vous envoyez vos fichiers audio pour traitement par une société externalisée de transcription audio comme Dactylomed, vous allez les envoyer par mail et en pièce jointe.  D’une manière générale les messageries limitent le poids des pièces jointes.

Il faut savoir qu’un fichier MP3 est plus de 10 x plus lourd qu’un format DSS pour la même durée de dictée.

Le fichier DSS (Digital Speech Standard) est généralement utilisé par les enregistreurs vocaux des marques Olympus, Philips et Grundig. Si ce format à l’avantage de délivrer une très bonne qualité sonore en format bien compressé, il ne peut être lu par les lecteurs audio que l’on retrouve facilement et gratuitement sur le net. Pour les professionnels comme Dactylomed, cela ne constitue en rien un problème puisqu’ils sont équipés en logiciels de lecture pour tout type de fichier audio.

Si votre choix motivé se porte sur un  enregistreur délivrant des fichiers audio avec un format lourd et que vous rencontrez des problèmes pour les envoyer en pièce jointe, il existe bien naturellement une solution simple, gratuite et efficace qui consiste à avoir recours à un protocole de transfert FTP (File Transfer Protocol). Pour citer celui qui semble faire l’unanimité pour sa simplicité, sa fiabilité mais aussi sa confidentialité, WeTransfer (www.wetransfer.com).

La présentation WeTransfer fera prochainement l’objet d’un article, mais dès à présent si vous rencontrez le moindre problème à la mise en place du transfert de vos fichiers audio (vos dictées) par mail (en pièce jointe) ou si vous êtes confrontés au transfert de fichiers lourds, Dactylomed se fera un plaisir de vous assister dans la mise en place de cette procédure.

Reste à prendre en considération un élément qui n’est pas des moindre, à savoir la prise en main de l’appareil et la bonne utilisation de ses différentes fonctions. D’une approche un peu humoristique on serait en droit de se demander si pour certains appareils l’impression du mode d’emploi n’est pas plus onéreuse que la fabrication de l’appareil en lui-même !

D’une utilisation très simple, à très complexe, reste à savoir votre capacité et votre bonne volonté d’étudier un manuel d’utilisation de plusieurs dizaines de pages avant de pouvoir utiliser ou du moins d’exploiter pleinement tout ce que ce petit bijou de technologie a à vous offrir.

Ce petit tour d’horizon ne serait sans doute pas complet sans évoquer la possibilité d’utiliser la fonction « enregistreur vocal » qui est reprise sur la quasi-totalité des Smartphones.

Chacun verra en fonction de ses besoins, mais l’on peut considérer que l’enregistreur vocal que l’on retrouve au sein d’un Smartphone est l’équivalent d’un enregistreur vocal numérique en mode basique.